Todas las empresas, grandes o pequeñas, realizan reuniones de forma más o menos periódica; es una actividad necesaria y muy productiva, siempre que se organice metódicamente para no malgastar tiempo y, como consecuencia, dinero. Como paso previo, y aunque parezca obvio, lo primero que hay que determinar es la necesidad de realizar una reunión o si se puede sustituir por una comunicación escrita o cualquier otro medio; todos hemos asistido a reuniones innecesarias, o en las que se habla interminablemente sin llegar a conclusiones porque falla la planificación de los temas a tratar o no existe un conductor.

Nuestra experiencia en la organización de gran cantidad de reuniones de trabajo nos ha ayudado a establecer una serie de pautas para conseguir sacar el máximo provecho a cada una de ellas:

Preparación

1.- Preparar la reunión con antelación, seleccionar qué personas de la empresa van a participar y comunicárselo con tiempo para que puedan agendarla; es muy importante que las personas que asistan sean las imprescindibles y no convocar a personas “de relleno” porque seguramente desviarán el tema hacia sus intereses y alargarán el encuentro innecesariamente. En cuanto al horario, el mejor es a primera hora de la mañana, cuando todavía no se ha complicado la jornada con trabajo imprevisto y todos están frescos y despejados.

2.- Confeccionar un planning especificando el motivo, tema a tratar, los objetivos a conseguir y el tiempo que se dedicará a cada tema; también se consignará quién va a introducir cada cuestión y qué tipo de documentos se van a manejar.

3.- Comunicar a las personas que tienen que preparar informes o documentos con la suficiente antelación para que puedan preparar su intervención e informarles del orden de su intervención.

4.- Enviar el planning a todos los participantes y recordarles la fecha y hora de la reunión según se vaya acercando.

Desarrollo

1.- Comenzar con puntualidad y respetar los tiempos fijados en el planning. El conductor debe ser muy riguroso para reconducir a los participantes cuando se alarguen o se desvíen de los temas a tratar.

2.- Hacer una introducción sobre los temas que se van a tratar y explicar cómo va a desarrollarse la reunión.

3.- Tratar los temas más importantes hacia el medio de la reunión porque es cuando se consigue la máxima concentración y dejar para el final los temas no previstos.

Conclusión

1.- Dejar un tiempo para dudas, preguntas, sugerencias…

2.- Hacer una síntesis de los temas tratados y establecer las conclusiones.

3.- Fijar una próxima reunión, si ha surgido un tema que así lo exija.

Posteriormente

1.- Enviar a los participantes un documento con el resumen de la reunión y un análisis de los objetivos alcanzados.

2.- Asignar las tareas correspondientes a los participantes y establecer plazos y objetivos.

3.- Comunicar fecha y hora de la siguiente reunión.

WIT AUTO CONSULTORÍA podemos ayudarte a organizar reuniones efectivas. Ponte en contacto con nosotros y cuéntanos lo que necesitas.